Según refleja la tercera encuesta sobre el clima (2020-2021) realizada por el Banco Europeo de Inversiones (BEI), la conciencia ambiental está aumentando en todo el mundo: el 67% de los estadounidenses, el 70% de los europeos y el 95% de los chinos encuestados estarían a favor de medidas gubernamentales más estrictas y dispuestos a acometer cambios en su estilo de vida que contribuyeran a frenar el cambio climático.

Sin embargo, aún tenemos una asignatura pendiente: el papel. Anualmente se utilizan 115 mil millones de hojas de papel en oficinas en todo el mundo, y la media del consumo anual por persona es de 48 kg.

¿Alguna vez te has preguntado qué impacto tiene todo ese papel sobre el planeta? Con estos datos será más fácil ilustrar el problema:

  • Los efectos ambientales de la producción de papel incluyen la deforestación, un consumo altísimo de energía, la contaminación del aire por las emisiones que genera y enormes problemas en la gestión de los residuos que produce.
  • Según Greenpeace, el 40% de la madera talada para uso industrial se usa para fabricar papel, y entre el 30% y el 40% de los residuos sólidos urbanos generados en Europa son papel y cartón. Una cifra que aumenta al 80% en el caso de las oficinas.
  • Para fabricar una sola hoja de papel, necesitamos 10 litros de agua.

Hasta hace poco, era indudable que necesitábamos utilizar hojas en el día a día. Sin embargo, actualmente tenemos a nuestra disposición alternativas que nos pueden ayudar a reducir el consumo de papel en la oficina y, aplicando herramientas digitales y nuevos hábitos de trabajo, el 67% de los documentos que se imprimen son evitables.

¿Qué es el modelo paperless?

¿Te imaginas una oficina sin papel? Nada de informes, agendas ni documentos. Eso es lo que defiende el modelo paperless al que cada vez más empresas se están apuntando, convertir los lugares de trabajo en entornos digitalizados, sostenibles y libres de papel.

Viñeta paperless

«El papel es a menudo el formato más vulnerable para un documento: se pierde, puede haber errores en la transcripción e incluso falsificaciones.»

 

Lo cierto es que estos meses durante los que nos hemos visto obligados a adaptarnos al trabajo en remoto, hemos aprendido que podemos prescindir de un escritorio fijo, pero también de las impresoras y de cientos de papeles acumulados en una cajonera. El teletrabajo ha relegado el pdf impreso, el email archivado físicamente sobre la mesa (permitiendo semejante oxímoron) o el contrato firmado a mano, en pos de herramientas online capaces de satisfacer las mismas necesidades que la hoja impresa.

De hecho, los nuevos espacios de oficina de sitios calientes o hot desking, con su modelo de flexibilidad laboral basado en compaginar trabajo presencial con remoto, han venido a demostrar que atesorar papeles en una cajonera bajo llave ya no es necesario, eficiente ni seguro. Ahora podemos disponer de los documentos en la nube y valernos de múltiples herramientas digitales para gestionar nuestra propia “cajonera online” desde cualquier parte de forma segura.

Y es que la digitalización de los procesos nos ha enseñado que reducir el consumo y el archivado de papel es ahora más fácil que nunca:

-Las oficinas sin papeles utilizan medios digitales para mantener correspondencia interna y externa.

-Las notas pueden enviarse por correo electrónico o mediante un portal de trabajo.

-Las empresas también pueden comunicarse mediante dispositivos móviles y programas basados ​​en la nube o plataformas internas.

-Los empleados, además, pueden llevar dispositivos a las reuniones para tomar notas de forma digital.

– Cuando se requieren firmas, muchas empresas optan por archivos PDF rellenables y firmas electrónicas.

Ventajas de la reducción de papel

Existen razones de peso para migrar del papel al documento digital. Se calcula que el tiempo que se invierte en encontrar un papel archivado es de unos 18 minutos, y que más del 21% de la pérdida de productividad diaria se debe a problemas relacionados con la búsqueda de documentos. Por eso, las empresas que apuestan por el sistema paperless aumentan su agilidad y flexibilidad.

Además, en cualquier proceso de negocio que requiera un amplio uso de papel, el eslabón más débil es siempre el propio papel. Los errores ocurren más a menudo cuando la información está en este formato: los papeles se pierden, puede haber errores en la transcripción e incluso falsificaciones. Lo cierto es que el modelo paperless tiene muchas ventajas que tener en cuenta:

  • Minimiza el impacto ambiental de las oficinas: la reducción del consumo de papel en los procesos es una estrategia que se alinea con Objetivos de Desarrollo Sostenible. Una multinacional en España puede imprimir un total de 2 millones de hojas en un solo año. Esto equivale al consumo de 268 árboles y de 561.000 litros de agua, así como a la emisión de 32 toneladas de CO2. Las empresas con cultura paperless demuestran su compromiso y se posicionan como compañías ecofriendly.
  • Optimiza la gestión documental: a través de la digitalización de procesos internos evitamos costes de los procesos de impresión, envío postal, destrucción de documentos, entre otros. Además, se pueden firmar documentos electrónicamente desde cualquier dispositivo y lugar. Sin duda, esto es una clarísima ventaja respecto a manejar todo en papel dadas las circunstancias de teletrabajo.
  • Mejora la seguridad de la información: se puede tener controlada toda la documentación y saber quién accede a ella y cuándo.
  • Ahorro espacio: la eliminación de los papeles reduce el espacio físico dedicado al archivo de documentos y facilita el acceso de todos los empleados a la información.

Procesos más rápidos y eficientes, fomento del trabajo colaborativo y de la comunicación entre compañeros, aumento de la seguridad y de la sostenibilidad empresarial… El paperless abre una puerta al diseño de espacios laborales más sostenibles, eficientes y capaces de responder a las nuevas demandas de las sociedades corporativas.