Mejorar nuestra productividad y aprender a gestionar nuestro tiempo son las claves para lograr un ritmo de trabajo fructífero y eficiente, a la vez que nos permitirá tener tiempo para nuestras actividades personales entre semana. Con ello además aumentaremos nuestra energía y acabaremos el día con la sensación de un trabajo bien hecho.
Con una buena planificación y una mejor disposición, se puede conseguir la motivación necesaria para que ser más proactivo y productivo sea un hábito constante en nuestra forma de enfrentarnos a la cotidiana jornada laboral. No se puede olvidar que la esencia de la productividad es nuestra motivación a la hora de desempeñar nuestro trabajo. Y esa motivación, además de nuestro estado de ánimo, consiste en tener motivos y propósitos, y sin ellos no lograremos mantener una estrategia lógica.
La productividad nos permite lograr más y mejores resultados en menos tiempo y con menos esfuerzo. Ese es el secreto del éxito. Conocerse a uno mismo y tener una actitud de mejora continua son los primeros pasos para utilizar correctamente nuestros recursos y resolver las tareas adecuadamente, es decir, el camino para trabajar eficazmente.
Planificar metas diarias
Como punto de partida, es muy recomendable levantarse temprano para aprovechar mejor el día y con menos distracciones. Desayunar saludablemente y hacer ejercicio físico favorece estar despejado y más concentrado. Todo ello después de un descanso nocturno adecuado. Planificar metas diarias, ayuda a priorizar y avanzar en los temas realmente importantes. De hecho, siempre es aconsejable enfrentarse a las tareas más complejas lo más pronto posible, puesto que los niveles de concentración son mayores y la resolución de la tarea suele ser rápida y efectiva. De este modo, también se evita procrastinar con facilidad.
A pesar de la creencia de que ser multitareas es más práctico, la realidad nos demuestra que la forma ideal de enfrentarse a nuestros quehaceres es resolver los temas de uno en uno, incluso resulta más objetivo fragmentar las actividades en lotes y por tiempos concretos (realizar llamadas de teléfono, contestar correos electrónicos, asistir a reuniones, etc.). Además, marcarse metas imposibles o trabajo desmesurado resulta ilógico. Otros aspectos que no deben caer en el olvido serían adecuar la mesa de trabajo de forma ordenada y minimalista, y evitar las distracciones de estar siempre online, nuestro mayor enemigo a la hora de que el grado de concentración disminuya.
Desatender tareas intrascendentes, saber decir que no a temas que roban tiempo y no proporcionan beneficios a la agenda de trabajo o delegar responsabilidades son otras de las pautas que deben conocerse para desarrollar al máximo nuestra productividad.
Proponte desafíos
También resulta importante identificar las horas del día en que se está más activo y enérgico para llevar a cabo las tareas más importantes en ese tiempo. Asimismo, no hay que olvidar los recesos para descansar. El cerebro agradecerá una pausa, que no debe superar los 15-20 minutos, para tomar un café, charlar con los compañeros, meditar, estirar o tomar el aire.
Proponerse desafíos y retos cada vez más difíciles y complejos ayudará a la mejora profesional y, su superación debe ser “premiada”. De este modo, se logrará aumentar la autoconfianza y, por ende, se estará más predispuesto a la superación en el trabajo.
El uso de la intuición y del sentido común ayudará a realizar la elección acertada para enfrentar esas tareas diarias, así como crear sinergias y aunar esfuerzos con compañeros y clientes, porque aunque estemos trabajando solos, no debemos olvidar que en numerosas ocasiones dependemos de los demás.
Igualmente, leer libros, artículos o blogs, escuchar música o podcasts y acudir a seminarios, son fuentes de inspiración que generan ideas y nos ayudan a estar dinámicos y desenvueltos, con la mente siempre en movimiento y diligentes a propuestas.
Sin duda, son muchas pequeñas cosas a tener en cuenta, pero una vez incorporadas a nuestros hábitos cotidianos harán que el trabajo no consuma todo nuestro tiempo. Ser productivo y eficiente en la oficina, favorecerá el equilibrio de nuestra vida personal y familiar.
Fuentes: Stephen R. Covey, Steve Pavlina, Sage