A la hora de enumerar los cambios que el teletrabajo ha aportado al mundo empresarial, siempre en las primeras posiciones aparecen las siguientes. Primero,  la mejora de la conciliación entre la vida personal y la laboral. Y segundo, la flexibilización de los horarios o la reducción del absentismo. No obstante, existen más dinámicas de grupo que han tenido que modificarse. Además, aportan beneficios menos obvios a simple vista, pero igual de importantes. Como es el caso del fenómeno oficina paperless.  Cuya traducción al castellano es tan evidente como parece: menos papel.

¿Qué empresa no ha implementado en su día a día plataformas de trabajo en la nube durante la pandemia? Su aplicación ha ayudado a los equipos a trabajar en línea, editando y completando los mismos archivos. Como si estuvieran compartiendo un único espacio, pero en este caso, digital y no físico. Aparcando el automatismo de imprimir varias copias  que parecía innegociable, pero que en muchos casos era innecesario.

Además de la importante reducción de costes en impresiones en papel para las empresas. Este cambio de rutina también ha servido para mitigar la huella ecológica del ser humano sobre el planeta y para aumentar la eficiencia laboral.

 

Consecuencias del exceso de papel en las oficinas

Los cálculos son sencillos, pero el resultado es apabullante. En un estudio de “The Guardian” sobre el consumo del papel en las oficinas, se afirma que cada empleado consume 16 hojas de papel diarias. Una cifra que muestra que el uso de ordenadores personales y periféricos ha aumentado el derroche de papel. Por esto es importante las oficinas paperless.

Para producir una hoja de papel se necesitan hasta 10 litros de agua de media, la factura ecológica se dispara. Un coste demasiado elevado ya que, según la OMS una cantidad promedio de 100 litros de agua al día por persona atiende a las necesidades básicas de consumo e higiene. La cantidad de agua que necesitan tres personas se está empleando en la fabricación del papel que utilizan dos empleados. No deberían hacer falta más datos para despertar nuestras conciencias.

Cuando el papel es inevitable

Con el modelo de oficina paperless, nadie habla de poner fin de una manera absoluta al uso del papel. La palabra escrita es una característica propia del ser humano transmitida desde las primeras culturas. Los grabados en piedra dieron paso a las tablas de cera, después al papiro y posteriormente al pergamino. Ni siquiera ha sucumbido ante el advenimiento de la era tecnológica. Algunos papeles de los que se generan en departamentos de las compañías son innegociables por su naturaleza legal.

De la consideración inicial de qué imprimimos y qué no, también determina lo paperless que seamos: el cómo imprimimos. Una decisión a veces tan peregrina como imprimir en color o en b&n determina que ese documento sea más o menos sencillo de reciclar. La impresión a color es como mínimo cuatro veces más cara  para un documento con igual cantidad de tinta en la página y más contaminante. Como curiosidad, “el color más costoso y contaminante es el verde”. Ya que es el que exige materiales más complejos para su fabricación. Pero, sin duda, cualquiera de las tintas de color es más contaminante que las de blanco y negro. Ya que requieren de componentes  altamente nocivos para la naturaleza, además del polímero de la tinta.

 

La productividad en una oficina paperless

Apostar por la oficina paperless en la automatización de los flujos operativos, el aumento de la seguridad de los documentos y en la eficiencia de los empleados. Los condicionantes a la hora de editar y completar los materiales de colaboración simultánea aligeran el ritmo de trabajo. Cada modificación se realiza sobre una nueva versión. Por lo que es imposible perder algún cambio o pisar alguna de las versiones anteriores. Suena enrevesado pero el resultado es cristalino.

 

El 21% de la productividad diaria se debe a problemas con la documentación. Y el tiempo medio que se pierde en cada oficina en encontrar archivos asciende hasta los 18 minutos al día.

 

Por no hablar de ahorros indirectos como la gasolina de los servicios de mensajería o el tiempo por la inmediatez que significa el envío de documentos virtuales.

 

Mejora en el espacio, ahorro de tiempo y datos seguros

Otra de las consecuencias de volverse paperless en la oficina es el del ahorro de espacio en el almacén. El metro cuadrado tiene el mismo precio lo ocupe un empleado o una torre de archivos. Por lo tanto, el espacio liberado puede destinarse a ampliar la parte de oficina o a transformarse en zonas de esparcimiento para el equipo.

Por ello, el fabricante de componentes tecnológicos y equipos de oficina Kyocera ha calculado que esta transformación ahorra hasta 117€ al año por empleado. Para una gran empresa de 500 empleados, deshacerse de estos procesos en papel proporciona un ahorro anual de 58.500 €. Por si esto fuera poco, cambiar el almacén físico por el digital conlleva una mejor trazabilidad de la documentación. Esto es gracias a  saber en todo momento quién y cuándo accede o modifica un archivo.

“Si reduzco yo, incentivo a que otros hagan lo mismo”

Además, esta transición al modelo paperless puede significar un cambio exponencial: si reduzco yo, de algún modo “obligo” o, al menos, incentivo a mis proveedores a hacer lo mismo. Y también afecta a la seguridad. Un incendio o una inundación pueden echar a perder miles de horas de trabajo, mientras que en la nube todo puede ser criptografiado y los backups regulares permiten tener siempre a mano la mejor versión de una manera infinitamente más segura: el 47% de las filtraciones de datos se deben a errores humanos, como la pérdida o la mala gestión de documentos.

En una visión unipersonal, delimitada por el escritorio de cada uno, el papel es un elemento incuestionable en base a su utilidad y al impacto imperceptible que pueden suponer unos pocos tacos de folios. Cuando se amplía el campo de visión y se repasan las cifras,  reparamos en las consecuencias de la producción del papel. Ahí es cuando nos hacemos a la idea de que un mundo paperless es cada vez más necesario y urgente.

Además, esta transición al modelo paperless puede significar un cambio exponencial: si reduzco yo, de algún modo “obligo” o, al menos, incentivo a mis proveedores a hacer lo mismo. Y también afecta a la seguridad. Un incendio o una inundación pueden echar a perder miles de horas de trabajo, mientras que en la nube todo puede ser criptografiado y los backups regulares permiten tener siempre a mano la mejor versión de una manera infinitamente más segura: el 47% de las filtraciones de datos se deben a errores humanos, como la pérdida o la mala gestión de documentos.

En una visión unipersonal, delimitada por el escritorio de cada uno, el papel es un elemento incuestionable en base a su utilidad y al impacto imperceptible que pueden suponer unos pocos tacos de folios. Pero cuando se amplía el campo de visión y se repasan las cifras a nivel macro, es cuándo reparamos en las consecuencias de la producción de todo ese papel. En el impacto negativo en la sostenibilidad del planeta, en el desembolso que lastra las finanzas de las compañías y en la eficiencia de los empleados. Ahí es cuando nos hacemos a la idea de que un mundo paperless es cada vez más necesario y urgente.

 

Fuentes

BBC , Geenpeace , Ticportal.es , Acciona , The Guardian , Help Systems