En 1986, los japoneses Hirotaka Takeuchi y Ikujiro Nonaka, publicaron un artículo sobre innovación, The New New Product Development Game. En el mismo, se centraron en los procesos de desarrollo y lanzamiento al mercado de productos tan punteros como fotocopiadoras, máquinas de fotos o motores de automóvil. Estos proyectos tenían el objetivo de llegar a los clientes cuanto antes para apuntarse un tanto respecto a la competencia y seguir estando a la vanguardia en sus respectivos sectores. Una clara estrategia de innovación empresarial.
Como resultado, Takeuchi y Nonaka detectaron que en las empresas analizadas existían una serie de rasgos comunes a la hora de ejecutar dichos proyectos. En particular, identificaron formas similares de organizar el trabajo, las cuales se asemejaban al Scrum o melé, una de las estructuras de máxima colaboración de equipo que suelen utilizar los jugadores de rugby para disputar la pelota.
¿Qué es el SCRUM?
Si bien aún no existe un consenso definitivo sobre su definición, Scrum es un concepto que forma parte del diccionario de muchas de las organizaciones que han optado por incluir en su funcionamiento metodologías ágiles.
Según Jerónimo Palacios, experto en métodos ágiles de organización, “es un marco de trabajo, no una metodología. Una implementación del Manifiesto Ágil, no parte del Manifiesto Ágil”. Palacios defiende el Scrum por su capacidad de lograr para las compañías que lo aplican “mejoras de 4 a 10 veces en productividad, time-to-market y competitividad”.
Por su parte, Steve Denning, especialista en metodologías ágiles, sostiene que el Scrum “es la idea más simple bajo el sol: averiguar lo que realmente quieren los clientes y, a continuación, entregarlo lo más pronto posible. No es sólo un conjunto de herramientas o un nuevo proceso empresarial […]. Supone una transformación fundamental de la organización del trabajo, una nueva forma de pensar, hablar y actuar en el lugar de trabajo, tanto para los profesionales como para sus managers”.
Si acudimos a la definición de Scrum.org, una organización que, junto a Scrum Alliance, se dedican a promover este concepto, “es un proceso de gestión que reduce la complejidad en el desarrollo de productos para satisfacer las necesidades de los clientes”.
¿Cómo aplicar SCRUM a tu estrategia de innovación empresarial?
Una de las principales claves de las organizaciones que implementan Scrum es la iteración regular, reglada y planificada, desde el principio al fin del desarrollo del proyecto con el cliente o usuario final.
El primer paso es establecer sus características. Para ello se hace un compendio de las denominadas “user story” que constituyen en su conjunto el backlog de producto. A continuación, se hace una criba de las “user stories” para establecer las que son prioritarias y las que se van a planificar en el tiempo. Las elegidas forman el release backlog o backlog de liberación.
Scrum obliga a estimar cuánto tiempo llevará completar cada story del release backlog. Las más grandes se pueden subdividir a su vez en tareas más pequeñas con tiempos más manejables. Con todas estas estimaciones, el equipo podrá tener una previsión aproximada de lo que tardará en completar el proyecto del cliente.
Otra de las fases de Scrum es el empirismo. Al cliente se le van entregando representaciones reales de las distintas partes del proyecto que hayan sido sometidas a prueba por parte del equipo para comprobar su buen funcionamiento. A cada una de esas entregas se la denomina sprint, de manera que el release backlog se divide a su vez en varios backlogs de sprint. La duración mínima de cada sprint es de 2 días y la máxima, de 30.
Una de las rutinas que exige Scrum es una reunión diaria (daily scrum), en la que, a fin de lograr un eficiente y eficaz desarrollo del proyecto y producto, la comunicación debe fluir entre los miembros del equipo. Son encuentros rápidos donde se hace una relación de las tareas terminadas desde la reunión del día anterior, así como de los problemas que se han presentado a la hora de llevarlas a cabo, para que los demás profesionales del equipo aporten ideas sobre el modo de solucionarlos.
Antes de finalizar cada sprint, en Scrum es importante contar con un relato de cada una de esas reuniones diarias para tener una visión lo más clara posible de los aciertos y fallos según lo programado en los backlogs.
La fase final es la medición de resultados, para que todas las partes involucradas puedan obtener un feedback de todo el desarrollo del proceso y aprender de cara a futuros proyectos que requieran Scrum.
¿Cómo se miden los resultados de Scrum?
Una de las ventajas que tiene Scrum es la posibilidad de cuantificar la eficacia y eficiencia de su aplicación en el desarrollo de proyectos y productos. En este sentido, la principal métrica que puede utilizar el equipo responsable es el valor que se le proporciona al cliente, un dato que le permitirá a este último conocer la velocidad del ROI y así tomar las decisiones que estime oportunas. Entre ellas, por ejemplo, continuar con nuevas fases de ejecución del proyecto o poner fin al mismo.
Otros de los KPIs habituales en Scrum posibilitan la medición del compromiso. Para ello, se pueden utilizar dos fórmulas:
- el indicador de compromiso se obtiene dividiendo el número de tareas de sprint planificadas y entregadas entre el número de tareas de sprint planificadas.
- el de compromiso final, mediante de la división del conjunto de tareas de sprint entregadas entre las tareas de sprint planificadas.
La calidad en Scrum se mide, por su parte, contabilizando el número de incidencias por sprint. Aquí podemos obtener 2 tipos de métricas: las incidencias que hayan sido notificadas por el cliente, por un lado y, por otro, las que haya detectado el equipo responsable del desarrollo del producto.
Medir el grado de planificación del equipo se puede hacer a partir de la media de tareas entregadas por sprint. El resultado obtenido nos proporcionará una imagen lo más objetiva posible de la capacidad del equipo en su conjunto. Otras métricas interesantes en Scrum son las 2 siguientes: cambios y requisitos añadidos sobre el alcance inicial del proyecto y días de trabajo ideales pendientes.
Ya sea en la fase de obtención de métricas, como en las anteriores del proceso de desarrollo, si algo queda claro es que Scrum es un procedimiento, marco o metodología ágil que puede resultar muy útil. Sobre todo, para aquellas organizaciones que apuestan por la innovación interna, de cara a estructurar la labor de sus profesionales, y externa, añadiendo un innegable valor añadido al cliente o usuario final.
Fuentes: Forbes, ProyectosAgiles.org, Deloitte, jeronimopalacios.com, Scrum Alliance, Scrum.org y Harvard Business Review