• «Poner los medios al alcance de la organización para conseguir que esa última pieza recién llegada al puzle empresarial encaje» 
• «El entorno físico tiene más importancia de la que podría parecer, y es otra fuente de información sobre el nuevo destino profesional»

Se atribuye a Pitágoras la frase: «el principio es la mitad del todo». Una cita sobre la que caben varias interpretaciones, aunque todas ellas remiten a la idea del inicio (de un proyecto, de una relación, de una etapa vital…) como un momento de gran trascendencia. En cualquier contexto imaginable, también en uno laboral, los primeros pasos son cruciales. Y cuando se trata de empezar en un nuevo trabajo, esos primeros días, semanas y meses pueden marcar de forma decisiva el signo del futuro de un profesional en su nuevo destino laboral. Pueden marcarlo para bien, si son pasos constructivos y le encaminan adecuadamente hacia la materialización de las expectativas que tanto él como sus empleadores se trazaron en el momento de firmar el contrato. O para mal, si, por el contrario, esas ilusiones chocan frontalmente con una realidad empresarial muy distinta a la prometida y/o esperada. Para evitar ese desenlace, las empresas tienen en su mano una herramienta que, bien aplicada, puede encauzar a sus nuevos fichajes hacia ese lugar que todos los implicados imaginaron en su mente al formalizar la relación. Esa herramienta es el onboarding.

¿Qué voy a leer en este artículo?

• La importancia del «plan de acogida»

• El valor de las personas

• El papel de los jefes

• La información como clave

• El espacio y el entorno

• La cultura como reclamo

Según las investigadoras de la Universidad Lisboa, Pilar Mosquera y María Eduarda Soares, el onboarding es «el proceso a través del cual los nuevos empleados adquieren el conocimiento, las habilidades y los comportamientos necesarios para convertirse en miembros efectivos e integrados de una organización». Más allá de las definiciones académicas, el «plan de acogida», que sería su traducción al español, consistiría en poner los medios al alcance de la organización para conseguir que esa última pieza recién llegada al puzle empresarial encaje. Se trata de un proceso de enorme importancia, y, de hecho, los especialistas en gestión de personas consideran el onboarding como uno de esos «momentos de la verdad» en el periplo del profesional en la organización y un elemento de peso en eso que ha venido a denominarse «experiencia de empleado». Sin embargo, lograr que se alineen los astros en esa acogida al nuevo miembro del equipo no es tan sencillo como podría parecer, y menos aún en unos entornos laborales complejos y en continua evolución como son los actuales. 

Todos los comienzos son difíciles y llevan tiempo. El problema es que el tiempo no es algo que abunde en las empresas. Un buen plan de acogida implica prestar atención a múltiples capas, todas las cuales son importantes para que la integración del nuevo empleado no solo sea efectiva y satisfactoria, sino ágil. 

Para acortar esos tiempos, ese plan de acogida debe dar comienzo incluso antes de que la incorporación se haga efectiva, durante las fases de reclutamiento y selección. Para ello, es importante que el encargado de realizar esa selección se asegure no solo de que el candidato cumple con los requerimientos técnicos del puesto, sino también de que su perfil personal está en sintonía con la cultura y las personas que le esperan al otro lado de esa entrevista de trabajo. Una vez incorporado, hay que hacer un seguimiento de esa acogida con sesiones de feedback para asegurarse de que todo marcha según lo previsto. ¿Pero en qué consiste un plan de acogida? Estas son algunas de las facetas que es necesario cubrir:

Una persona recién llegada a un equipo es como un cuerpo extraño que altera el equilibrio existente en el seno del mismo. La perturbación se producirá y será percibida como tal incluso cuando la dinámica anterior a la llegada del nuevo miembro fuera manifiestamente mejorable. El recién llegado es consciente de su condición de «forastero», y ese factor añade presión. Lo último que necesita en esos momentos es una recepción indiferente o incluso hostil. Tampoco es necesario hacerle una fiesta de bienvenida con globos y serpentinas, bastarán unas sonrisas y breves presentaciones mientras alguno de sus nuevos compañeros le acompaña a la máquina de café, le explica su funcionamiento y, por qué no, le invita al primero. Cordialidad y buen talante que sirvan para transmitir a la nueva incorporación que es vista con confianza puede marcar la diferencia en esos primeros pasos por el nuevo planeta laboral. Los mejores planes de acogida cuidan ese aspecto, y buscan espacios y perfiles para que los compañeros veteranos faciliten la llegada a los nuevos. 

Alguien que llega a un nuevo entorno está, por definición, perdido. No importa si se trata de un becario o del nuevo CEO. Necesita saber lo que se espera de él/ella y cómo lograrlo. Un buen plan de onboarding se asegurará de que el debutante cuenta con información y medios suficientes para comenzar a operar, y si es posible, a rendir desde el primer día. Hay diferentes vías para lograr ese objetivo. Planes de formación, contenidos online que pueda consumir de manera autónoma, mentoring, shadowing… El objetivo es proporcionar apoyo y una guía que le permita familiarizarse con herramientas, procesos y procedimientos de forma rápida y eficiente.

El entorno físico tiene más importancia de la que podría parecer, y es otra fuente de información de la que el novato extraerá sus primeras conclusiones sobre su nuevo destino profesional. ¿Está la sede de la empresa bien comunicada? ¿Es un lugar agradable? ¿Cumple con las condiciones de seguridad, salubridad y confort mínimamente deseables? ¿Responde a las expectativas creadas? ¿Dispone de los equipos y recursos necesarios para realizar las labores que le han encomendado? Y, aún más importante, ¿se ve trabajando en ese lugar durante los próximos «X» años?

Se trata de un elemento intangible y, por tanto, muy difícil de transmitir, pero tiene una importancia capital en el éxito o el fracaso de una incorporación. La cultura es como el subtexto de una frase, una serie de comportamientos no siempre explicitados y que no suelen figurar en ningún manual, pero que contienen las verdaderas claves de supervivencia y prosperidad en una determinada organización. Cada empresa tiene su propia cultura, y es importante empaparse de ella lo antes posible. La cultura habla de estilos de liderazgo, de jerarquías (o de su ausencia), de comunicación, de colaboración, de equidad, de diversidad, de inclusión, de posibilidades de crecimiento, de autonomía, de iniciativa, de innovación, de sostenibilidad, de foco, de valores, de propósito… Un plan de onboarding puede tratar de enunciar la cultura empresarial en un manual de bienvenida o plasmarla en forma de frases inspiraciones impresas en las paredes. Pero la forma más efectiva de conocerla es observando a las personas y su manera de comportarse. Un tip valioso: habla con los veteranos; ellos son catedráticos en la cultura de empresa.