¿Cómo es la metodología de trabajo Kanban?
El método Kanban se engloba dentro de las metodologías conocidas como Agile, que surgieron en los años 90 como alternativa a los métodos de gestión tradicionales. El término nace de la unión de dos palabras japonesas, kan, que quiere decir visual, y ban, tarjeta. Por lo cual viene a significar tarjetas visuales, que hace referencia al elemento más característico de esta metodología. Cuando se habla de Kanban, la primera imagen que se viene a la mente es la de una pizarra divida en columnas con múltiples tarjeras visuales que señalan las tareas y procesos.
El objetivo principal del método Kanban es gestionar de manera general cómo se van completando tareas y poder hacerlo, además, de un simple vistazo. El proyecto se divide en tareas y cada una de ellas se escribe en una tarjeta, o un post-it, en el que se hace una breve descripción y una estimación del tiempo que se tarda en hacerla. En una pizarra o tablón se hacen diferentes columnas con los procesos por los que debe pasar esa tarea. Por ejemplo, diseño, ejecución y revisión, y según se vayan completando fases se va moviendo la tarjeta de lugar. Con esto se pretende que todo el equipo que participe en el proyecto tenga clara la labor que tiene que realizar y que cada uno sepa en qué están trabajando los otros miembros del grupo.
La metodología Kanban se basa también en ir cerrando tareas antes de abrir otras y en dejar claro cuál es el número máximo de las mismas que se pueden realizar en cada fase. A este límite se le conoce como Work in Progress. Se evita así que un exceso de compromiso en la cantidad de tareas a realizar por una persona acabe resultando perjudicial para el proceso. Es mejor establecer metas asequibles y una vez que se cumplan pasar a la siguiente.
Otro de los conceptos clave en el método Kanban es el Lead Time, es decir el tiempo que se tarda desde que se hace una petición hasta que se lleva a cabo la entrega. Para ajustar al máximo sin que resulte excesivo ni insuficiente, hay que hacer un seguimiento del tiempo de las tareas de forma continua y recalcularlo si fuera necesario. En este sentido, para que el método Kanban sea realmente eficiente hay que identificar dónde se crean los cuellos de botella y rápidamente eliminar todo aquello que resulte descartable para proceder a ajustar el flujo de trabajo.
Beneficios del método Kanban
Con la aplicación del método Kanban se produce un aumento del rendimiento gracias a la distribución simple de las tareas y a la monitorización del flujo de trabajo. Un ejemplo de las mejoras que supone la implantación de Kanban es el caso del equipo de desarrollo de software de la BBC, compuesto por 9 personas, con base en Londres. Tras un año de aplicación de este método, el plazo de entrega mejoró un 37%, la regularidad de esta aumentó un 47% y los defectos reportados por los usuarios descendieron un 24%.
La monitorización constante permite, además, detectar cualquier problema y al ser Kanban una metodología flexible se pueden hacer cambios rápidos con los que ir perfeccionando el proceso, obteniendo así mejores resultados. En este punto es necesario señalar que una de las claves del método Kanban es que hay que ser realista con lo que se escribe en la pizarra Kanban y tener claro cuál es el objetivo. De nada sirve poner metas inalcanzables por mucho que se escriban en post-it de colores. Es mejor establecer fines realizables y a partir de ellos ir mejorando en base a los datos recolectados durante el estudio del proceso.
La distribución del trabajo que se propone con este metodología Agile permite el flujo constante de tareas con lo que se reduce el tiempo de espera, así como el de asignación de tareas. Los miembros del equipo pueden ver de un vistazo lo que queda pendiente y ponerse a ello.
La estructura flexible y poco jerarquizada que lleva aparejada Kanban hace que su implementación sea más económica que otros métodos que sí que necesitan un modelo de organización determinado. En este caso sirve con el que cada empresa tenga ya establecido, como pueden ser departamentos o grupos de trabajo.
Fuentes: Javier Garzas, OBS, IEEE Xplore.