Las empresas están cambiando. La irrupción del teletrabajo a causa de la pandemia del coronavirus incluso en las compañías más conservadoras ha obligado a modificar no solo nuestra forma de trabajar, sino también los espacios en los que lo hacemos. En un primer momento, esta transformación vino motivada por las necesarias medidas de distanciamiento social, pero ahora se está consolidando por convencimiento. Si algo hemos aprendido durante estos meses es que podemos trabajar desde cualquier parte, pero al mismo tiempo nos hemos dado cuenta del valor incalculable de la oficina como lugar de encuentro y socialización.

En este artículo ahondaremos en las características de este nuevo sistema híbrido entre trabajo remoto y presencial y en la manera en la que las empresas están adaptando sus espacios a esta forma mixta de trabajar, los hot desking o sitios calientes.

¿Qué son los sitios calientes y por qué es un modelo de flexibilidad laboral?

Entre estas transformaciones están los llamados hot desking o sitios calientes, un modelo de conciliación laboral que elimina los puestos fijos de trabajo en las empresas y apuesta por el uso de escritorios compartidos y por un ambiente abierto que favorezca las relaciones personales.

Reservas un sitio, coges tu mochila o maletín, llegas a la oficina y te conectas. Cuando termina la jornada, recoges tus cosas y te vas. Así funcionan los sitios calientes.

“Los sitios calientes permiten una mayor libertad para elegir en qué espacio queremos trabajar”

¿Y qué pasa con las reuniones? Todo se hace desde la misma aplicación, las salas se reservan online para la hora que desee el empleado y la cantidad de personas que necesite. Además, suelen estar equipadas para que los asistentes que se encuentren teletrabajando puedan participar cómodamente, con sistemas de pantallas, cámaras y herramientas de realidad mixta que permitan participar en las actividades presenciales de una forma inclusiva.

¿Qué beneficios aportan este modelo de flexibilidad laboral?

El teletrabajo fue el salvavidas que evitó el parón generalizado de muchas empresas durante la pandemia y dejó patente que se trata de una alternativa eficiente y realista al trabajo presencial. Sin embargo, nos ha demostrado que las personas somos seres sociales que necesitamos el contacto con los demás.

El concepto de espacios con sitios calientes recoge este nuevo escenario laboral, en el que las oficinas no son solo un lugar en el que desempeñar unas funciones individuales y concretas, sino entornos abiertos y flexibles que favorezcan las relaciones entre compañeros y el intercambio de ideas, y ayuden a forjar de una manera más robusta una cultura de empresa, algo que el teletrabajo a veces no es capaz de conseguir.

“Nos hemos dado cuenta del valor incalculable de la oficina como lugar de encuentro y socialización”

Este nuevo modelo de sitios calientes entiende la oficina como un lugar cada vez más orientado a la sociabilización en el que, además, los empleados disfrutan de una mayor libertad a la hora de elegir en qué espacio prefieren trabajar. Deja atrás esa idea tan del siglo XX de las empresas como espacios rígidos, grises y divididas en cubículos, y apuesta por espacios diáfanos y minimalistas.

Pero los beneficios del modelo de flexibilidad laboral de los sitios calientes van más allá, con  ventajas tanto para los empleados y la empresa como para el medio ambiente.

Beneficios de los sitios calientes para empleados:

• Una de las ventajas más atractivas es que eliges diariamente dónde te apetece trabajar. Si necesitas un poco de aire fresco, quizás hoy es el día para reservar uno de los puestos del jardín.
• El cambio de escritorio diario permite que cada día conozcas a compañeros nuevos, lo que se traduce en libertad y cultura social. Además, mejora la interacción social entre empleados de diferentes departamentos, un aspecto que el teletrabajo o incluso el modelo de espacios fijos de trabajo deja totalmente desatendido.
• Numerosos estudios han relacionado los sitios calientes con un aumento de la innovación, la creatividad y el espíritu empresarial.

Beneficios de los sitios calientes para la empresa:

• Según un estudio de Zenefits, el 73% de los empleados informa que las medidas de flexibilidad de sus empresas aumentaron su satisfacción en el trabajo, y el 78% de los empleados dice que también son más productivos gracias a ellas.
• Permitir que los empleados trabajen donde quieran, ya sea desde casa, desde una cafetería o en un escritorio disponible en la oficina, reduce la necesidad de cientos y cientos de metros cuadrados. Darles la opción de elegir desde dónde trabajar es una gestión inteligente de las instalaciones que, además, permite ahorrar costes.

Beneficios de los sitios calientes para el medio ambiente:

• Este tipo de modelo está pensado para compaginar el trabajo en remoto con el trabajo en la oficina. Lo que quiere decir que, cada día, cierto porcentaje de empleados desempañarán su jornada desde casa. Cuantos menos desplazamientos se produzcan a la oficina, menos vehículos estarán emitiendo CO₂ por las carreteras y, además, también se reducirán los clásicos atascos de la hora punta.
• Otro punto relacionado con la sostenibilidad que promueven los sitios calientes es la desaparición del papel. Como nadie tiene un sitio fijo, se acabó lo de acumular papeles y más papeles. Los empleados dispondrán de todos los documentos necesarios en la nube, así que con tener internet y un portátil será suficiente.

Los sitios calientes son mucho más que una nueva forma de organización de las oficinas. Se trata de un sistema que fomenta la comunicación, la creatividad y la comodidad de los empleados. La pandemia nos ha hecho reflexionar sobre un nuevo modelo de oficina en la que el formato híbrido está demostrando que potenciar lo mejor de la presencialidad y lo mejor del teletrabajo puede ser el camino a seguir.

Fuentes: XL Semanal, Xataka, WeWork