En el año 2015, salió a la venta el escritorio en el que Charles Dickens escribió «Grandes esperanzas». Un mueble victoriano, hecho de caoba oscura y con grandes cajoneras a los lados que se vendió por 780.000 libras (algo menos de 912.000 euros).

Podemos imaginar la cantidad de horas que el escritor permaneció sentado frente a él, sobre el mueble encargado de sostener el proceso de creación de una de las obras literarias más relevantes del siglo XIX. Los escritorios nos dicen mucho sobre la persona que se sienta en ellos. Lo que dice el de Dickens es que escribir es un asunto serio pero solitario, y que el hombre que trabajó sobre él era importante.

Si lo piensas, este tipo de muebles siempre han sido una muestra de jerarquía. Prueba de ello es la oficina de Don Draper en Mad Men o la del despacho del presidente de los Estados Unidos en la Casa Blanca. La regla es simple: cuanto más grande es el escritorio y más noble la madera, más importante es su ocupante.

También son una forma física de establecer la distancia. Todas las visitas a una oficina se llevaban a cabo con el ejecutivo en un lado de su enorme escritorio y el visitante en el otro.

Actualmente, es complicado dar con ese tipo de mobiliario en cualquier empresa.
Llegaron otros tiempos y el mundo corporativo cambió. El estatus o la valía de un cargo de responsabilidad ya no se varea por el tamaño de un despacho o por el diseño de un mueble. El espíritu empresarial actual prefiere los espacios abiertos y diáfanos que fomenten unas relaciones horizontales entre los trabajadores. Si antes el estatus estaba en la distancia, ahora lo está en la emancipación de un lugar fijo y hermético para trabajar.

Esta nueva distribución establece una estrecha correlación entre las interacciones personales, el desempeño y la innovación. El modelo conocido como hot desking o sitios calientes fomenta la colaboración entre los empleados y hace florecer la creatividad mediante la interacción de las personas.

 

«Si antes el estatus estaba en la distancia, ahora lo está en la emancipación de un lugar fijo y hermético para trabajar.»

 

Se trata de un modelo necesario no solo por los beneficios que aporta a la empresa, sino también porque adapta las oficinas a la era del trabajo digital del siglo XXI. Si las herramientas que utilizamos para desempeñar nuestro trabajo han cambiado tanto, ¿cómo no iban a hacerlo los lugares a los que acudíamos para realizarlo? Más que un cambio sencillo, es un cambio necesario. Por eso, este artículo pretende ofrecer una guía para adaptarse a este sistema.

Infografía hot desking

Adaptarte al hot desking es fácil si sabes cómo

 

  • Entérate de todas las novedades: este tipo de modelos conllevan una mejora en las instalaciones y las tecnologías de la empresa. Procura estar al tanto de qué novedades digitales se implementarán y cómo se llevarán cabo procesos como los fichajes, la reserva de escritorios y salas. Comprueba que dispones de todas las herramientas digitales que la empresa ha puesto a disposición de los empleados para poder moverse, disfrutar y trabajar en las oficinas.
  • Reserva tu escritorio correctamente: una de esas aplicaciones suele ser una herramienta que gestiona los escritorios compartidos. Los empleados pueden reservar el lugar en el que desean trabajar antes de acudir a la oficina. Usar este software incorrectamente, o peor aún, no usarlo en absoluto, hará que pierdas tiempo cuando acudas a la empresa o que pierdas los beneficios que aporta poder elegir el lugar donde quieres desempeñar tu jornada.
  • Descubre todos los espacios en los que puedes trabajar: y también en cuáles te sientes más cómodo para cada tarea. ¿Necesitas un poco de inspiración? Quizás sea una buena idea pasar la mañana en el jardín. ¿Quieres estar concentrado para completar ese informe? Busca un espacio más tranquilo y poco concurrido ¿Tienes una reunión? Prueba a tenerla en la cafetería o, si necesitas privacidad, reserva una sala.
  • Interactúa con tus compañeros: uno del os aspectos más emocionantes de este modelo es que cada día podrás estar rodeado de compañeros diferentes que, seguramente, pertenezcan a otros departamentos. Conocer a nuevas personas, lo que hacen y cómo lo hacen aporta nuevas perspectivas a la hora de desempeñar nuestro propio trabajo.
  • Empatiza con tus compañeros: estar rodeado de gente nueva cada día también nos hace exponernos a diferentes ambientes. Es importante trabajar en sintonía con el entorno cambiante que nos rodea. Si al reservar un escritorio, un empleado está con otras personas que prefieren un ambiente tranquilo, podemos considerar atender llamadas telefónicas en espacios alternativos y mantener la música de nuestro teléfono a un volumen más bajo, por ejemplo.
  • Organiza tu semana laboral adaptada a los días de teletrabajo: el modelo de los sitios calientes suele venir acompañado de cierta flexibilidad para trabajar en remoto. Conocemos los beneficios que conlleva la interacción con los compañeros durante las horas laborales, pero también sabemos que hay días en los que por razones personales o familiares, es más fácil trabajar desde casa.
  • Valora qué es lo que realmente necesitas para desempeñar tu trabajo: gracias a la digitalización, el trabajo de oficina puede realizarse perfectamente con un ordenador y conexión a Internet. Ya apenas hace falta hacer uso de herramientas analógicas. Incluso el papel empieza a ser innecesario, aspecto que agradece el medio ambiente.
  • ¿Tienes dudas o sugerencias?: No dudes en hacérselas llegar a tu responsable o a recursos humanos. Un cambio de modelo de este calibre es todo un reto, contar con la opinión de quienes participan en él asegura que la transición sea más eficiente y que todos los empleados estén más cómodos y satisfechos con el resultado final.

Los cambios importantes requieren de un periodo de adaptación que haga el camino más fácil. Lo bueno de modelos como el de los sitios calientes es que fomentan la digitalización y la flexibilidad, beneficiando a todos los agentes implicados. Una evolución necesaria del mundo laboral que estamos preparados para afrontar.

Fuentes: HBR, Financial Times