Según refleja la tercera encuesta sobre el clima realizada por el Banco Europeo de Inversiones , la conciencia ambiental está aumentando en todo el mundo. El 67% de los estadounidenses, el 70% de los europeos y el 95% de los chinos encuestados estarían a favor de medidas gubernamentales más estrictas. Y dispuestos a acometer cambios en su estilo de vida que contribuyeran a frenar el cambio climático.
Sin embargo, aún tenemos una asignatura pendiente: el papel. Anualmente se utilizan 115 mil millones de hojas de papel en oficinas en todo el mundo. La media del consumo anual por persona es de 48 kg. Es por ello que es importante implantar oficinas paperless.
¿Alguna vez te has preguntado qué impacto tiene todo ese papel sobre el planeta? Con estos datos será más fácil ilustrar el problema:
Hasta hace poco, era indudable que necesitábamos utilizar hojas en el día a día. Sin embargo, actualmente tenemos a nuestra disposición alternativas que nos pueden ayudar a reducir el consumo de papel en la oficina. Y, aplicando herramientas digitales y nuevos hábitos de trabajo, el 67% de los documentos que se imprimen son evitables.
¿Te imaginas una oficina sin papel? Nada de informes, agendas ni documentos. Eso es lo que defiende el modelo paperless al que cada vez más empresas se están apuntando. Convertir los lugares de trabajo en entornos digitalizados, sostenibles y libres de papel.
Estos meses nos hemos visto obligados a adaptarnos al trabajo en remoto. Y hemos aprendido que podemos prescindir de un escritorio fijo, pero también de las impresoras. El teletrabajo ha relegado el pdf impreso, el contrato firmado a mano. Ahora son herramientas online capaces de satisfacer las mismas necesidades que la hoja impresa.
Los nuevos espacios de oficina de sitios calientes o hot desking, con su modelo de flexibilidad laboral está basado en compaginar trabajo presencial con remoto. Han venido a demostrar que atesorar papeles en una cajonera bajo llave ya no es necesario, eficiente ni seguro. Ahora podemos disponer de los documentos en la nube y valernos de múltiples herramientas digitales para gestionar nuestra propia “cajonera online” desde cualquier parte de forma segura.
Nos ha enseñado que reducir el consumo y el archivado de papel es ahora más fácil que nunca:
-Oficinas sin papeles utilizan medios digitales para mantener correspondencia interna y externa.
-Las notas pueden enviarse por correo electrónico o mediante un portal de trabajo.
-Las empresas también pueden comunicarse mediante dispositivos móviles y programas basados en la nube o plataformas internas.
-Los empleados, además, pueden llevar dispositivos a las reuniones para tomar notas de forma digital.
– Cuando se requieren firmas, muchas empresas optan por archivos PDF rellenables y firmas electrónicas.
Existen razones de peso para migrar del papel al documento digital. Se calcula que el tiempo que se invierte en encontrar un papel archivado es de unos 18 minutos, y que más del 21% de la pérdida de productividad diaria se debe a problemas relacionados con la búsqueda de documentos. Por eso, las empresas que apuestan por el sistema paperless aumentan su agilidad y flexibilidad.
Además, en cualquier proceso de negocio que requiera un amplio uso de papel, el eslabón más débil es siempre el propio papel. Los errores ocurren más a menudo cuando la información está en este formato. Los papeles se pierden, puede haber errores en la transcripción e incluso falsificaciones.
Procesos más rápidos y eficientes, fomento del trabajo colaborativo y de la comunicación entre compañeros, aumento de la seguridad y de la sostenibilidad empresarial… El paperless abre una puerta al diseño de espacios laborales más sostenibles, eficientes y capaces de responder a las nuevas demandas de las sociedades corporativas.