Deberemos estar siempre agradecidos al papel, y a todos sus predecesores, por su contribución en el avance de la humanidad. El salto que colectivamente ha realizado la sociedad gracias al papel es espectacular. Nos ha permitido transmitir conocimiento, calcular, vender, comprar, esbozar, registrar, leer, pintar, pensar. El papel no ha llegado a su fin, pero todo apunta a que la sociedad no realizará ningún salto cualitativo más gracias al papel. Existen interesantes alternativas en muchos campos que debemos explorar. Uno de ellos es el paperless, la oficina sin papeles y el mundo corporativo.

 

Contra la deforestación, la utilidad

¿Por qué usamos (tanto) papel en las empresas? Imprimimos, (y debemos recordar de nuevo que la imprenta está en el olimpo de los inventos) contratos, correos electrónicos, acuerdos, presentaciones, informes. ¿Es necesario? ¿Es útil? Algunos estudios revelan que un trabajador realiza de media 61 viajes a la impresora por semana, y que el tiempo medio para encontrar un documento impreso previamente es de 18 minutos. El papel, obviamente, tiene muchas ventajas y por esto está bien vivo, pero también genera muchos problemas y costes.

 

Los problemas y beneficios de la oficina sin papeles

Sellen y Harper en su libro The myth of the paperless office señalan tres grandes problemas de las oficinas con papeles:

  • El problema simbólico, asociado a las empresas que trabajan con papeles, las cuales son percibidas como lentas, burocráticas, poco ágiles, y en definitiva, del pasado.
  • El problema del coste, generado por el proceso de impresión, pero también por los costes de almacenaje y seguridad y custodia de los documentos
  • El problema de la interactividad, provocado por la propia naturaleza del papel, ya que este siempre es local, dificultando la interacción y manejo entre distintos actores.

Es por lo que tenemos una invitación clara a reflexionar sobre una nueva cultura paperless. Una cultura sin papeles, o una nueva cultura digital, que tiene por objetivo reducir a cero la gestión del papel. Esta nueva transformación cultural puede al menos tener cuatro grandes ventajas para las organizaciones:

  • Sostenibilidad: No hay duda de que la reducción del papel tiene un impacto positivo en el medio ambiente, pero no solo en la tala de árboles, como ya podemos suponer, sino también el uso del agua. Una cultura sin papeles es participar y contribuir a un nuevo paradigma social y corporativo más sostenible. Podemos encontrar decenas de datos e interesantes. Ver por ejemplo Statista y Greenpeace.
  • Trazabilidad: La clasificación de papeles y documentos es un arte, y no todos disponemos de esta capacidad. Es muy difícil clasificar los documentos impresos tanto a nivel personal (escritorio y cajonera) como a nivel organizativo (archivadores, almacenes), provocando importantes pérdidas de tiempo. La cultura paperless no solo es sostenible, sino que, además, si los procesos son claros, facilita la trazabilidad y por tanto, el control y la ubicación de los documentos. Además, si las empresas tienden hacia una política de hot desking no tiene sentido apostar por una cajonera física, sino por una virtual.
  • Seguridad: El papel se daña. Se pierde. Se quema. ¿De cuántas buenas obras debe de haber sido privada la humanidad a causa de algún infortunio del soporte? Que se lo digan, por ejemplo, a Lord Byron y al fatídico desenlace que su editor dispuso para sus memorias; sus andanzas, que el poeta había dejado por escrito años antes, fueron pasto de las llamas para evitar que el mundo conociera sus conquistas, sus peleas y lo más valioso, sus reflexiones más íntimas. Con finales menos trágicos, pero en las organizaciones el papel tampoco dura para siempre. Y custodiar documentos y contratos es un dolor de cabeza. Se requiere, primero, de un importante espacio físico, y segundo, de custodiar este espacio físico. Algunos documentos como los ya firmados físicamente, sean documentos notariales, de registro o financiero, se deberán seguir custodiando físicamente. Pero hay una nueva cantidad de documentos, sobre todo los de nueva creación donde hay interesantes alternativas digitales.
  • Interacción: El papel es local. Pueden existir tres copias, es cierto, pero son tres documentos en tres espacios locales. La cultura sin papeles es, en cambio, global. Los documentos se pueden manejar, firmar, trabajar desde cualquier punto del mundo. Junto con la sostenibilidad, la trazabilidad y la seguridad, la interacción es otro de los beneficios de la nueva cultura paperless.

El camino hacia la oficina sin papeles

Sin embargo, ¿si los beneficios son tan claros, por qué nos cuesta cambiar de paradigma, y movernos hacia una nueva cultura paperless? Hay dos grandes barreras: la tecnológica, y la cultural. Necesitamos técnica, y una revolución simbólica. La técnica ha llegado con fuerza: uso de certificados digitales, firmas electrónicas, almacenamientos en la nube, y un largo etcétera. Quizás aún falta formación, pero la técnica está de nuestro lado.

Donde se requiere más trabajo es en el cambio cultural. ¿Cómo desplazarnos hacia una cultura paperless, cuando nuestro equipo siempre imprime, ya sea por comodidad, o por una falta de seguridad?

Estos son 6 pautas que pueden ayudar a fomentar una cultura paperless:

  • Misión común. Es necesario que todos los miembros de la organización perciban que el nuevo cambio de paradigma es una misión en común, que hace la organización más competitiva, a través de la sostenibilidad, trazabilidad, seguridad e interacción.
  • Comunicación abierta. Es importante, por lo tanto, comunicar abiertamente todas las ventajas de la nueva cultura a todos los miembros de la organización, así como sus nuevos procesos, herramientas disponibles, calendario de implementación, y sobre todos espacios para dudas y reflexión colectiva.
  • Formación potente. Para implementar una nueva cultura paperless, los usuarios, es decir todos los miembros de la organización, se deben sentir cómodos, preparados, y capaces con las nuevas herramientas. Se debe, por lo tanto, facilitar la formación oportuna. Una nueva oficina paperless no es posible sin un buen manejo de las nuevas herramientas.
  • Experimentar sin miedo. Como en todos los procesos de cambio, es importante fomentar una cultura del error, donde no haya miedo al equivocarse. Es importante experimentar sin miedo con todas las nuevas herramientas, y nuevas prácticas de trabajo.
  • Líderes fuertes. Una cultura paperless no tendrá éxito si sus líderes no son ejemplares. Se necesitan líderes que visibilicen las ventajas de la cultura paperless con su comportamiento y nuevos hábitos. Es la mejor manera de empezar.
  • Recompensar a los campeones paperless. No obstante, no solo con el buen hacer de los líderes puede funcionar la nueva cultura paperless. Es requisito indispensable que los miembros de los equipos incorporen los nuevos hábitos. Se pueden idear maneras creativas de recompensar, premiar o incentivar a los buenos nuevos usuarios de la cultura paperless.

En definitiva, la cultura paperless es una invitación clara a la agilidad, a la sostenibilidad, y al trabajo colaborativo. Las barreras siguen siendo visibles y físicas, pero con buenas pautas y buenos líderes, el cambio hacia una oficina sin papeles es posible.

Fuentes:

Sellen, A. J., & Harper, R. H. (2003). The myth of the paperless office. MIT press.