Los chasquis, palabra de origen quechua, eran jóvenes corredores al servicio personal del Inca que se desplazaban velozmente, y en turnos, por caminos del imperio para transmitir un mensaje. Cada chasqui corría unos 10 o 15 kilometres, hasta avisar con una trompeta de concha, pututu, al siguiente corredor. Con 25 corredores eficientemente organizados, el mensaje recorría hasta 240 km en un solo día, y unos 2000 km en una semana. El mensaje podía ir de Quito a Cuzco en siete días, lo que supondría transmitir un mensaje de Madrid a Varsovia en ese tiempo.  Un sistema tan innovador y competente que los españoles decidieron mantenerlo vivo durante el virreinato de Perú.

El sistema de mensajería siempre ha interesado a la humanidad: el saber transportado. Podemos encontrar otros muchos grandes ejemplos. Otra grande evolución fue el correo postal y sus sistemas nacionales e internacionales que han funcionado y funcionan con mucho éxito.  Pero sin duda, la última revolución de los sistemas de comunicación ha sido el correo electrónico y sus múltiples formas de mensajería instantánea. El correo electrónico, inventado por Roy Tomlinson en 1971, tiene dos grandes virtudes, la primera, la inmediatez, y la segunda (y muy a menudo obviada) la capacidad de llegar a distintos receptores con un mismo envío. Sería como si el mismo chasqui se multiplicara corriendo simultáneamente por distintos caminos del imperio. Es una gran suerte.

El correo electrónico como fuente de estrés

Solo hoy se enviarán 2.630 millones de correos electrónicos, según Statista. No obstante, esta irrupción magnánima del correo electrónico en nuestras vidas, en tantos trabajos, tiene también una cara B: generan estrés, y a menudo más trabajo (Barley et al., 2011). La facilidad de enviar un correo electrónico, su mayor virtud, puede traer con ella consecuencias negativas. Hay estudios que señalan cómo muchas personas se sienten colapsadas delante de centenares de correos (cientos de cartas por despachar), que entran no solo en horario laboral sino durante todo el día (ubicuidad) generando sensación de agobio. A su vez, los correos nos pueden distraer, interrumpir nuestra concentración, disminuir la calidad de nuestro trabajo.

Consejos para el buen uso del correo electrónico en las empresas

A nivel corporativo, una de las empresas que se tomó más en serio la reflexión sobre el uso del correo electrónico fue ATOS, una empresa global de transformación digital con más de 100.000 empleados, que apostó por la reducción a cero de los correos electrónicos internos, con su programa Zero Email. Aunque la reducción no ha llegado a cero, los empleados reciben alrededor de 60% menos de correos y pueden utilizar plataformas internas creadas para el programa menos intrusivas que el email y con mayor capacidad de colaboración.

Iniciativas como los de ATOS, nos invitan a reflexionar sobre el futuro del correo electrónico.

A continuación, algunas recomendaciones para fomentar el buen uso del correo electrónico:

• Escribir buenos correos electrónicos. “¿Nos podemos ver la próxima semana?” es un mal correo electrónico. Genera un hilo innecesario de correos para buscar una fecha, donde una propuesta clara de opciones o bien el uso de plataformas destinadas a facilitar momentos libres en común hubiera ahorrado unos cuantos correos, y minutos deliciosos.
• Usar el CCO. Poner en copia oculta a los recipientes no es necesariamente para evitar saber que otros destinatarios comparten la misma información que nosotros, sino, también para informar eficientemente. Escribir con CCO o BCC es un buen recurso cuando queremos enviar un informe final, las conclusiones de una reunión, o cualquier otro tipo de información que no requiere de respuestas, y que evite un hilo de correos innecesarios.
• Establecer un tiempo para leer y contestar correos. Los correos son un medio, no una finalidad. ATOS calculó que los empleados dedicaban entre un 50 y un 75% de su tiempo al correo electrónico. Contestar correos, es como despachar cartas. Abrir el sobre, leer, contestar. No es necesario (en la mayoría de los casos) dedicar la jornada a la lectura y respuesta de correos electrónicos. Solo el 11% espera que contestemos en una hora, y quizás, tampoco es urgente. La urgencia en contestar correos no urgentes nos puede traer más consecuencias que beneficios. Es completamente necesario contestar, y hacerlo bien, pero establecer un horario diario de lectura y respuesta de correos puede ser interesante (por ejemplo, a las 9, a las 12, y a las 17). Obviamente, la entrada descontrolada de correos en el teléfono móvil imposibilita esta estrategia.
• Reflexionar sobre el futuro del correo electrónico como organización. Aunque ATOS no haya conseguido su reducción a cero del correo electrónico, su momento de reflexión no ha sido en vano, y nos debe animar a reflexionar cual es la cultura del correo en nuestra organización (¿cuántos correos escribimos y contestamos? ¿Hay alguna alternativa más colaborativa? ¿Cuándo escribimos los correos? ¿Eran urgentes los correos escritos en horas consideras no laborales? ¿Disponemos del correo electrónico en nuestros celulares? ¿Qué beneficios tiene para la organización? ¿Tiene algún coste para la empresa? En esta era digital, es necesario no dejar de reflexionar sobre los avances rapidísimos que nos acontecen. Que la velocidad y la digitalización no afecten a los procesos de reflexión.

Referencias

Barley, S. R., Meyerson, D. E. and Grodal, S. (2011) “E-mail as a Source and Symbol of Stress”, Organization Science, 22(4), pp. 887–906. doi:10.1287/orsc.1100.0573.