Digital por y para todos. Así se transforma el mundo empresarial ayudado de las herramientas colaborativas más eficaces.

Los científicos están de acuerdo en que hace 13.700 millones de años se formó el universo con una Gran Explosión. Pero muchos tiempo después, y teniéndonos a esta generación como testigos, se produjo otro verdadero Big Bang en nuestro mundo, eso sí, esta vez a base de 0 y 1: Internet.

La red de redes tiene su origen en el proyecto ARPA, una red de comunicaciones segura que nació por encargo del departamento de Defensa estadounidense para utilizarla como medio de comunicación entre las diferentes instituciones académicas y estatales. Este ejercicio de colaboración, en solo unas décadas, cambió el mundo tal y como lo conocíamos. Internet fue el primer paso para la transformación digital, el creador de un nuevo paradigma mundial en el terreno de las comunicaciones y de una nueva sociedad.

Innovación = conciliación

Transformación digital e innovación son dos conceptos interdependientes. Para una compañía, invertir en una tecnología mejor y más innovadora pasa obligatoriamente por la digitalización de los procesos, tanto los ya establecidos como los nuevos.

Según el informe Digital Transformation Index, solo un 5% de las empresas han incorporado la transformación digital como valor intrínseco a su negocio. Este estudio, realizado en 42 países, muestra una realidad: las empresas que impulsan la  innovación son, tarde o temprano, ejemplo para el resto de sus competidoras, que se ven obligadas a seguirlas.

No es casualidad que las empresas más innovadoras tecnológicamente hablando, como Google, Amazon o American Express, figuren también en los rankings de mejores lugares para trabajar. Y es que quien entiende la transformación digital y la convierte en un rasgo propio, entiende también su potencial no solo para mejorar su negocio, sino para atraer el mejor talento.

¿Cuándo lo digital es realmente disruptivo?

La transformación digital ya no es un concepto disruptivo, pero solo a priori, porque la realidad es que todavía tiene mucho recorrido para serlo de más formas. Por ejemplo, los ordenadores se incorporaron al mundo profesional hace décadas, pero su papel ha ido cambiando poco a poco hasta convertirse en un elemento imprescindible en la mayoría de puesto de trabajos. Y si se ha considerado disruptivo es porque la transformación digital ha ido afectando poco a poco a toda la cadena de valor empresarial, incluso en áreas donde hace años era impensable o parecía innecesario.

Contamos con el ejemplo de compañías tecnológicas líderes, antes mencionadas, que lo han tenido más “fácil” a la hora de incorporar el valor de digitalización porque nacían con ese rasgo. Pero hasta ellas han ido evolucionando. En su recorrido han tenido que aumentar, ajustar o afinar sistemas que funcionaban bien, pero no excelente. Y aquí es donde destaca la relación entre las herramientas colaborativas y la conciliación.

Herramientas colaborativas pensadas para el equilibrio

Información, comunicación y sinergia son los valores escritos en el ADN digital y, por tanto, también en las diferentes aplicaciones que permiten la colaboración entre profesionales.

Para ayudar a informarnos nació la nube. Esta especie de almacén ilimitado permite compartir, revisar y utilizar distintos archivos donde, como y cuando queramos. Las aplicaciones más conocidas en la nube son OneDrive, Google Drive o Dropbox, aunque las compañías de gran tamaño suelen adaptar un espacio en la nube para la gestión interna.

Fomentando la comunicación se encuentran Slack, Microsoft Teams, Hangouts y otras herramientas colaborativas de conversación, tanto escrita, hablada o videollamada. La presencialidad física a la hora de hacer reuniones, presentar casos de éxito o una nueva estrategia corporativa se vuelve innecesaria.

Por último, se encuentran las aplicaciones que hacen posible la sinergia. Las herramientas de documentos de Google o Microsoft Office Online son los editores que ya conocíamos pero que permiten modificar un texto, una presentación o una hoja de cálculo por varias personas a la vez.

El futuro de las herramientas colaborativas, no el presente

Todas estas aplicaciones son ya de por sí un gran avance, sin embargo, por suerte forman parte del día a día de muchas compañías. Por eso, cuando antes hablábamos de disrupción, destacábamos la idea de escalonar la digitalización.

Un paso del futuro a corto plazo es la integración de las tres características de las herramientas colaborativas en una. Aunque hemos visto algunos avances, como el de WorkPlace by Facebook, se deberá llegar a estándares comunes, que todas las herramientas y aplicaciones hablen un mismo lenguaje.

Para ello, más de 1.500 empresas, según un estudio de la Universidad de Harvard, consideran fundamental añadir un actor más a la colaboración, la inteligencia artificial.

IA en el ADN empresarial

Ejemplos de Inteligencia Artificial los encontramos ya en asistentes de voz como Alexa o Siri. Conocen nuestros gustos, nuestra huella en internet, nuestras motivaciones. En poco tiempo se prevé que esta tecnología sea una herramienta que ayude a conocer las fortalezas de un empleado o incluso sus horarios y pautas preferidas, pero también intereses y gustos para encontrar compañeros de colaboración afines o complementarios.

Transformación digital sí, colaboración sí, pero con equilibrio

Si las compañías quieren explotar al máximo los avances de la colaboración digital deben comprender cuál es la meta de sus profesionales. Las herramientas de cooperación están pensadas para mejorar su productividad, pero también, para respetar su equilibrio personal y laboral. Esto no solo mejora su calidad de vida, sino su compromiso con la organización a la que pertenecen.

Entender así la digitalización es un modo perfecto de avanzar hacia un objetivo común. ¿No es este el fin de la colaboración, hacerse entender entre dos partes?

FUENTES  Editorial Blackie Books, Retina, Harvard Business Review, Editorial RBA Bolsillo,

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