De hecho, conservar para encontrar, y no guardar por el mero hecho de almacenar. Es por ello, que la premisa es tan sencilla como lógica. Propia de uno de los múltiples consejos infalibles que dan las madres. Aunque, por lo general, los hijos no acierten a valorarlos en su justa medida hasta que se independizan. Sin embargo, sus usos son muy variados, incluso son extrapolables al ámbito de la empresa paperless.
Ciertamente, la digitalización en la cultura del paperless está contribuyendo a profesionalizar el arte de almacenar. Especialmente en lo que se refiere al papel del que no se puede prescindir. Porque hay documentación que inevitablemente debe existir por cuestiones legales. Pero no por ello debe penalizar en materia de espacio, seguridad o tiempo.
Documentación que hay que conservar en una empresa paperless
Ahora bien, ¿por dónde empezar la tarea? Estos son algunos de los criterios que nos ayudan a discernir qué tipo de documentación hay que imprimir. Además se tiene que conservar, a pesar de que la cultura de nuestra oficina sea de paperless.
- Por encima de cualquier otro, destacan los contratos legales y los documentos referentes a las autoridades fiscales. Incluso cabe sumar el material correspondiente a la actividad de una entidad reguladora. Porque la burocracia es casi siempre la última en abandonar lo analógico.
- Por otro lado, se recomienda conservar la documentación relativa a requisitos de terceras partes relacionadas tanto con la empresa como con el cliente.
- En tercer lugar, figura la documentación histórica y/o fundacional previa al boom de la ofimática (guardar para posteriormente acceder a los documentos y escrituras almacenadas en la nube no siempre es posible). Por lo tanto, cuya valía le asigna un valor añadido a la empresa paperless.
- Por último, los libros de contabilidad y registro con las facturas, recibos y justificantes deben estar siempre a mano ante cualquier requerimiento que pueda surgir. Esto es debido a que la Ley General Tributaria establece la obligación de conservar todos los justificantes relacionados con nuestras obligaciones fiscales.
Documentación mercantil, laboral, tributaria…
Recapitulando: documentación mercantil, laboral, tributaria… Sin embargo, los plazos de conservación de la documentación varían en función de sus características. Así mismo , los documentos contables deben conservarse por un espacio de seis años. De esta forma, los fiscales, según la ley General Tributaria, tienen un periodo de prescripción de cuatro años. Salvo en el caso de las deducciones y pérdidas fiscales que se alarga hasta los 10 años.
Por otro lado, en el caso de los laborales, un mínimo de tres años -a excepción de los relacionados con la seguridad, que lo hacen a los cinco años-. Como consecuencia, puede haber documentación ajena a estos supuestos. No obstante, en su momento se tramitó de manera física, que debe ser conservada en su formato original.
Los datos ROT
Seguidamente, una vez catalogados los documentos a conservar físicamente por criterios legales o fiscales, inmediatamente, el siguiente filtro pasa por localizar y destruir los excesivos, antiguos o vulgares (ROT). Por lo tanto, por muy evidente que pueda parecer, resulta inevitable que los empleados almacenen ciertos archivos personales en el espacio empresarial o que hagan una mala gestión de estos. Es por ello que contribuye a un exceso de datos que entorpece el flujo de trabajo y ralentiza el funcionamiento de los servidores internos.
“A veces, hasta el 30% del papel que se almacena en las empresas se ajusta a los criterios ROT”
Siguiendo con diversos estudios, los cuales coinciden en señalar que no menos del 30% de los datos no estructurados que almacena una empresa son ROT. Por consecuencia, esto los convierte en el mayor reto en la gestión de datos. Es más, su detección y anulación son vitales para desvalorizar los costos de almacenamiento, tanto en servidores internos como en la nube. Por esta razón, son obstáculos innecesarios que pueden dificultar en cualquier momento la localización del archivo que buscamos. Ese documento extraviado para el que, en este caso, no podremos tirar del comodín de la madre. De hecho, es aquel que empezaba por… ‘como vaya yo y lo encuentre’.
Diferencia entre el prepaperless y el pospaperless
Seguidamente, durante la conversión de una oficina en paperless existirán dos tipos de documentos a tener en cuenta. Por un lado, el histórico archivado, que es una documentación que hay que mantener y que ya está impresa, se define como prepaperless. Por otro lado, la ya reducida documentación que se vaya a generar a partir de la implantación de la oficina sin papel se califica como pospaperless. No obstante, puede ser, a su vez, de dos tipos:
* En primer lugar, la documentación caliente, que engloba los archivos que hay que tener físicamente en la oficina al recurrir a ellos de manera repetida.
* En segundo lugar, la documentación fría, que son los documentos de escasa consulta que pueden almacenarse fuera de la oficina en almacenes de empresas especializadas.
Como actuamos
Por consiguiente, hay que actuar sin contemplaciones. Es más, si el documento no encaja con alguno de los supuestos arriba indicados, hay que prescindir de él. Finalmente desecharlo, apartarlo, reciclarlo… eliminarlo.
Es por ello que tanta insistencia puede sonar exagerada, pero de verdad que no lo es. Es más, cuando se da cobijo a la duda, aparece el enemigo… El famoso ‘por si acaso’ que propicia que se siga apilando documentación innecesaria y caduca en varios rincones de las oficinas.
Pero, ojo, que la criba no es más que el punto de partida. Ya que, parte de los beneficios de una paperless se deben a las facilidades que ofrecen la digitalización documental.
Otro podría ser, dos procesos que deben regirse por unas normas comunes a toda la empresa y no a un único departamento. Por muy beneficioso que le pueda parecer a un grupo de trabajo concreto. Porque, cuando un empleado imprime o guarda alguna documentación, ese documento no es para su uso exclusivo.
Sino que esa información pasa a estar al servicio de toda la compañía. Y, como tal, debe estar correctamente catalogada y almacenada para facilitar el acceso a ella. Aunque por mucho que el primer impulso sea el de guardarla en una carpeta encima de nuestro escritorio.
“El famoso ‘por si acaso’ propicia que se siga apilando documentación innecesaria.”
Principales criterios a respetar en la empresa paperless
Definir a qué corresponde, respetar los códigos de clasificación, diferenciar por grado de importancia y respetar las fechas de almacenamiento. Estas son cuestiones básicas para garantizar una buena trazabilidad. Tanto de documentación física como digital. Por lo tanto, aquí no hay diferencias. No obstante, cualquier descuido puede hacer que un documento se vuelva ilocalizable. Se traduce en la pérdida de un valioso tiempo o, peor aún, en un perjuicio económico.
Además, elegir la taxonomía adecuada puede repercutir positivamente en los balances económicos de fin de año. Especialmente en aquellas empresas con mayor número de empleados, y mayor volumen de documentos que quedan obsoletos.
Por otro lado, parece que la interiorización de estos hábitos en la empresa es una palanca clave para el paperless. Porque cuanta más confianza tenga el equipo en el archivado digital, menos papeles se imprimirán para guardarlos ‘por si acaso’. Por consiguiente, la cuadratura del círculo llega cuando los documentos irrelevantes son reciclados en lugar de, simplemente, ser destruidos. Finalmente, un valor añadido del paperless que redundará en la reducción de la tala de árboles, el gasto de agua y la emisión de gases que se necesitan para crear papel desde cero.
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Fuentes: