Al principio costó cambiar el chip, pero cada vez es más común coger un vuelo con un billete electrónico o acceder al teatro con un código QR. ¿Y qué ocurre en la oficina? Cuando el proceso nos evita tener que desempolvar la vieja impresora de casa, a todos nos va bien. Pero cuando se trata de un informe o un documento de trabajo, nos cuesta un horror cambiar los automatismos y se amontonan las justificaciones en base a la organización o la seguridad.

Hay cierta desconfianza en el ordenador y a retrasar el cambio a un modelo paperless de oficina sin papel. Pero resulta que no podemos estar más equivocados y hay decenas de datos que así lo demuestran. Aquí van unos ejemplos de dudas exitosamente despejadas.
 


Perder o simplemente no encontrar un documento puede acarrear consecuencias muy peligrosas para la empresa


 

 

Alternativas digitales para reducir el consumo de papel en la oficina

Firma digital criptográfica

Hay departamentos que, casi a diario, tienen que firmar contratos, licitaciones, evidencias administrativas. Funciones que llevan asociadas tareas de impresión, firma, archivo y, a veces, escaneo, para poder compartir esa documentación con el interlocutor que, a su vez, tiene que volver a imprimir para firmar. La firma digital es la solución tecnológica a esa cadena interminable de encomiendas al dotar del mayor nivel de seguridad a los documentos electrónicos a través de un sistema criptográfico avanzado que demuestra su autenticidad. Independientemente del medio por el que se tramite o se comparta la información, los documentos firmados digitalmente se mantienen intactos. Incluso cuando se transfieren por internet. Con el añadido que la firma dota a los documentos de valor legal y carácter probatorio.

Sistema OCR

En muchos casos no observamos la foto completa de los beneficios digitales por desconocimiento.  Un ejemplo claro es el del escaneado de documentos. Es demasiado habitual que este avance solamente se aplique para facilitar su almacenamiento. Pero la transformación digital va más allá y ofrece la posibilidad de convertir esa documentación en interactiva. El Optical Character Recognition (OCR) -que puede traducirse como Reconocimiento Óptico de Caracteres– facilita que el sistema reconozca los caracteres como parte de un alfabeto. De este modo, el documento escaneado puede ser editado con un procesador de textos, ya que no se almacena como una imagen.

 

Inteligencia Artificial

Cualquier usuario medio de Google sabe que la manera en la que se plantea una búsqueda puede hacer que encuentres lo que buscas a la primera, o que tengas que desperdiciar varios minutos hasta dar con lo que necesitas. Los motores de búsqueda han ido aprendiendo mediante la Inteligencia Artificial a comprender nuestras necesidades. Dejando de considerar a las palabras como un conjunto individual para comprender la intención y el contexto. Ya hay herramientas aplicadas al archivado y a la búsqueda de documentos internos en las empresas que facilitan el proceso de almacenar y de encontrar la información en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura. Características que redundan en la eficiencia de la recuperación de documentos y expedientes y, por consiguiente, en los tiempos de respuesta. Se mejora la operatividad y se generan automatismos valiosísimos al adelantarse a nuestras necesidades.

 

infografía alternativas de papel en la oficina

Suites ofimáticas

¿Qué son todos esos iconos de nuestro escritorio? Pequeños ayudantes siempre a nuestro servicio Una suite ofimática o paquete de oficina es un conjunto de programas informáticos que permiten crear, modificar, organizar, almacenar, enviar, recibir o escanear archivos. Incluyen bases de datos, maquetadores, herramientas de autor, programas para análisis estadísticos de datos, editores (de imágenes, de presentaciones, de proyecto, de páginas web), programas de correo electrónico, agenda, navegador web… Sí, en efecto. Aunque las tenemos ante nuestros ojos, las suites ofimáticas son uno de los grandes desconocidos en la oficina.

Por eso no está de más contar con la complicidad de los departamentos de IT y recibir la formación adecuada para ampliar los conocimientos al resto de funcionalidades, puesto que todas ellas pueden interactuar entre sí mediante una interfaz de usuario homogénea. De esta forma, es posible generar unos gráficos en una hoja de cálculo e integrarlos a una presentación. Así, al momento de actualizar los datos, los cambios se harán efectivos de manera inmediata en ambos programas. Esto es solo un botón de muestra de la cantidad de funcionalidades a las que podemos acceder y que desaprovechamos cuando obviamos estas aplicaciones en nuestro día a día.

 

Nomenclatura QR

Cerramos los ojos, visualizamos el almacén, recordamos la fecha y la hora en la que quedó archivado el contrato que nuestro cliente quiere modificar, y nos dirigimos al archivo a buscarlo. Pero la sala no está como la dejamos. Desde aquel día ha habido mucho movimiento de entrada y salida de documentos. En localizar la caja ya se nos van dos minutos, pero ahora toca revisar una a una todas las hojas hasta dar con el ansiado pliego. En total, ya han pasado más de 10 minutos. Y así, cada día, y con cada empleado. ¿Acaso no se pueden mejorar los tiempos? Basta focalizar los esfuerzos en un único proceso de revisión que clasifique los archivos físicos mediante una nomenclatura QR para que la próxima búsqueda sea más rápida pudiendo localizar rápidamente en qué caja está el escrito que buscamos.

 

Almacenamiento en la nube

Para que quede claro, donde reside el riesgo es en lo impreso. Perder o simplemente no encontrar un documento puede acarrear consecuencias muy peligrosas para la empresa. El empleado debe interiorizar que los documentos de la compañía deben estar al servicio del interés general y no del suyo propio. Por eso son tan importantes las herramientas digitales, porque con los documentos en papel se puede perder la trazabilidad de parte del proceso. Llegando a ser fatal si el descontrol atañe a la versión definitiva.

 

Trabajo en línea

La integridad y la fiabilidad de los documentos está garantizada con el trabajo en línea. Cualquier manipulación de estos queda registrada siendo igual de sencillo tanto detectar los cambios -y al autor de los mismos-, como volver a una versión anterior. Esto no sucede con la documentación física en donde es más complicada certificar la rectitud del proceso por mucho que pensemos que el cajón de nuestro escritorio es el lugar más seguro del mundo.

 

El paperless no solo aporta importantes beneficios económicos y ecológicos al reducir el consumo de papel en la oficina, sino que también redunda directamente en la eficiencia de los flujos de trabajo y en la seguridad del almacenamiento. Favoreciendo la accesibilidad de toda la empresa -y no solo de un empleado- al conjunto de documentos y ofreciendo una solución contrastada para cualquiera de los procesos a modificar.

 

Fuentes

Acciona, Ivnosys, Courriercadres