Carmen acaba de recibir un ascenso. Comienza una etapa profesional donde, más allá de adquirir nuevas responsabilidades, estará a cargo de un equipo de personas por primera vez en su carrera laboral. Y es aquí donde se encuentra con uno de los mayores retos que enfrenta en su nueva posición: aprender a delegar.
Una de las transiciones más complicadas que enfrenta alguien al alcanzar un puesto de liderazgo es, precisamente, pasar de hacer a liderar. Pero lo que diferencia a un buen gestor de uno que no lo es, es el uso eficiente de sus recursos. Y tu equipo, tus compañeros, son el mejor recursos con el que cuentas. Conocer sus habilidades y puntos fuertes, y confiarles tareas en base a esto, aumentará el rendimiento y la eficacia de los procesos.
¿Qué voy a leer en este artículo?
Derribando mitos para aprender a delegar
A Carmen le asaltan muchas dudas cuando piensa en dejar de lado una tarea y adjudicársela a uno de sus compañeros. Lleva mucho tiempo encargándose ella misma de esos asuntos y cree que perderá tiempo explicándoselo y que, además, ellos ya están muy saturados con sus propias ocupaciones. En definitiva, ahora mismo cree que delegar es ineficiente.
A corto plazo, es posible que tenga la energía para levantarse más temprano, quedarse hasta más tarde y superar las demandas que enfrenta. Pero se trata de un plan abocado al fracaso. Lo ineficiente realmente es querer abarcarlo todo y no poder dedicarle la atención que se merece a cada cosa. El problema es que todavía hoy existen muchos prejuicios que nos impiden aprender a delegar. Analicemos los más comunes:
* Soy la única persona capaz de hacer esto: no es cierto. Nadie es imprescindible. Tarde o temprano alguien te reemplazará en la tarea, por el motivo que sea.
* Soy el responsable y debo rendir cuentas: sí, en última instancia eres el responsable y delegar es arriesgado, por eso hay que minimizar riesgos y hacerlo de la forma adecuada dependiendo de la madurez de la persona que vaya a asumir esa tarea.
“Es ineficiente querer abarcarlo todo y no poder dedicarle la atención que se merece a cada cosa”
* No tengo tiempo para formar a nadie: a veces enseñar una tarea a alguien ocupa más tiempo que la tarea en sí, pero a la larga ahorras y amortizas ese tiempo. Recuperas esa inversión.
*La gente de mi equipo ya está bastante saturada: todos tenemos una enorme carga de trabajo y responsabilidades, y la primera respuesta natural de cualquier persona es que no puede asumir más. Estar ocupado no significa que no se pueda llevar a cabo. Equilibra la balanza de responsabilidades de todo el equipo y en función del volumen se puede gestionar.
* No quiero volverme prescindible: evidentemente no se puede delegar todo, hay algunas tareas que es importante que hagas tú mismo. Tú decides qué merece la pena delegar y qué no.
Criterios para decidir qué podemos delegar
Aprender a delegar no es tirar balones fuera. Se trata decidir con criterio y conocimiento de causa quién puede llevar a buen término un cometido concreto. El objetivo es ganar en eficacia adjudicándosela a alguien que, en primer lugar, tenga tiempo y posibilidades para hacerlo, y que, en segundo lugar, sepamos que puede hacerlo de la mejor forma posible para que sea eficiente.
Además, delegar también supone una oportunidad de aprendizaje y crecimiento para la persona que adquiere la nueva tarea. Y si se trata de algo que disfruta y sabemos que le gusta también le supondrá un desafío y una motivación extra.
Si quieres conocer más claves para entender a tu equipo y saber gestionarlo de la mejor forma posible, leer este artículo que publicamos hace unas semanas.
¿Qué debemos tener en cuenta?
- La tarea: ¿qué hay que saber y qué competencias o habilidades hacen falta para completarla?
- El tiempo: si vas corto de tiempo, no tiene sentido delegar la tarea en alguien que requiera de más instrucción o supervisión
- La fecha de entrega: si es ajustada, elige a alguien que trabaje bien bajo presión.
- El equipo: ¿quién tiene el conocimiento, las habilidades, la creatividad u otras competencias? ¿Quién disfrutaría de la tarea? ¿Quién obtendría un beneficio en cuanto a desarrollo profesional y personal?
- La disponibilidad: ¿quién tiene tiempo para dedicarle a la tarea o quién podría hacer hueco?
En función de estos 5 puntos, escoge a la persona adecuada para la tarea en cuanto a habilidades, intereses, oportunidades de desarrollo y disponibilidad.
11 claves para aprender a delegar
Para preparar una delegación efectiva, asegúrate de comunicar qué es lo más importante para ti, confirma que tus expectativas se han comprendido claramente y pregunta cuánto de ti van a necesitar (ya sea por formación, resolución de dudas o evaluación del trabajo). Aprender a delegar con estos principios en mente, te ayudará a garantizar que las personas adecuadas se centrarán en las tareas correctas.
Para garantizar que la tarea delegada se resuelve bien, adapta las instrucciones a la persona y prepárala siguiendo estos pasos:
* 1. Reúnete con la persona que asumirá la tarea y deja claro en qué consiste.
* 2. Describe con precisión la tarea y los pasos que hay que seguir para que sienta seguridad respecto a lo que se espera que se haga y así aumentar su motivación.
* 3. Divide la tarea en partes más pequeñas para que sea más sencillo seguir el siguiente paso y hacer seguimiento.
* 4. Puntualiza la tarea y concreta por el primer paso para que los siguientes sean más sencillos.
* 5. Verifica: Comprueba que la persona ha comprendido bien la tarea y los pasos necesarios para llevarla a cabo con éxito. Pídele que te explique cuál será su planteamiento.
* 6. Deja claro qué esperas conseguir y explica los criterios para evaluar los resultados.
* 7. Fija fechas de entrega y confírmalas con la persona para asegurarnos de que son adecuadas / realistas.
* 8. Nivel de supervisión. Puntos de contacto. Trabajar con independencia es importante, pero la persona que se encarga ahora de esa tarea ha de saber que cuenta contigo si necesita ayuda.
* 9. Comprueba que tiene todo lo que necesita.
* 10. Consigue las autorizaciones necesarias.
* 11. Informa a todas las personas implicadas.
Con estas 11 claves en mente, Carmen se involucró considerablemente menos en los detalles, pero siguió siendo esencial para el propósito y el impulso de cada iniciativa crítica. Dicho de otra manera, su influencia estuvo siempre presente, pero el cuello de botella se disolvió, su equipo ganó en eficiencia y pudo llevar a cabo un liderazgo exitoso.
