“Lo que es importante casi nunca es urgente, y lo que es urgente casi nuca es importante”. Dwight Eisenhower.

 

No es fácil reconocerlo ante un superior directo, pero a nadie se le escapa que cuesta más dedicar 20 minutos a un informe trimestral, o un balance de ventas, que 30 a revisar el whatsapp o a chequear el feed de Instagram. El problema llega cuando eso se repite a diario hasta desequilibrar las prioridades en el trabajo. Estudios recientes de ResuceTime publicados por Forbes revelan que los trabajadores ofrecen un promedio de solo 2 horas y 48 minutos de tiempo productivo al día. Y la cosa no acaba ahí. Si se tarda en atajar el problema, se puede acabar siendo víctima de la procrastinación. Un enemigo que crece día a día y que no solo puede devaluar la jornada laboral del trabajador, sino que en tiempos de pandemia y teletrabajo puede incluso mermar las horas de asueto conduciendo a la mente a pensar de manera insistente en esos briefings que se empiezan a acumular encima de la mesa.

¿Qué se puede hacer para no caer víctima de esas arenas movedizas?

El punto de partida es el más obvio, pero el más complicado en muchas ocasiones. Porque se trata de  revertir la tendencia convirtiendo lo anodino en interesante. La pereza en impulso. Las prioridades en oportunidades. Si las primeras experiencias en el mundo laboral nos llenaban por dentro y fuera, basta con deshacer un poco el camino y retroceder hasta el punto de partida. Intentando recuperar ese plus de motivación que guió los primeros pasos.

Si no es el caso, sigue leyendo. Porque no nos engañemos. Ni todo el mundo tiene una vocación, ni todos los trabajos alimentan el espíritu y el conocimiento, ni  todas las responsabilidades profesionales son igual de gratificantes. Pero aún así hay una forma de reconectar con ellas. ¿Acaso elegir el viaje o la compra especial a la que destinar el sueldo no es incentivo suficiente para ponerse manos a la obra?

Para ello se recomienda visualizar una balanza en la que colocar los pros como contrapeso de los contras en busca de un equilibrio motivador.  Cuantos más alicientes se consigan visualizar, más fácil será reducir los inconvenientes e, incluso, tolerar las molestias que conlleva el cargo para aislar las prioridades en el trabajo. La calidad de vida de los trabajadores mejora si pueden armonizar su desarrollo laboral con sus metas más personales. De ahí la importancia de jerarquizarlas y fomentar el denominado ‘Work Life Balance’ como antídoto de la procrastinación.

A todo ello ayuda dividir la tarea en varias acciones de resultado inmediato para ir ganando ritmo, reduciendo la tarea pendiente y sin la sensación de dejarnos la vida en ello. Así tu cabeza estará más tiempo en una zona de confort positiva en lugar de estar atrapada en los malos hábitos y los prejuicios. Como concluye en uno de sus estudios el Foro Ecofin, laboratorio de ideas formado por diversas empresas y escuelas de negocios, “la improductividad está en la mente”. Lo bueno es que siempre se está “a tiempo de cambiar la actitud frente a la adversidad” con una simple jerarquización.

Vence la procrastinación fijándote múltiples objetivos

¿Por qué? Las emociones positivas redundan en generar interés y energizar la mente, mientras que las emociones negativas restringen el pensamiento y desalientan la receptividad a nuevas iniciativas propiciando la procrastinación. Un informe de 2018 de la Universidad de Oxford ha concluido que “un cerebro desentrenado tiende a priorizar la satisfacción inmediata sobre las recompensas a largo plazo de forma que somos más propensos a realizar tareas más pequeñas pero urgentes que a realizar tareas más importantes pero sin una fecha límite”. Y lo que es peor, esto se repite “incluso si el resultado de la tarea más pequeña era objetivamente peor que el de la más grande”.

Jerarquizar las prioridades en el trabajo es, por tanto, un buen punto de partida. La ansiedad por no saber por dónde empezar el día genera demasiado ruido en la cabeza dificultando la toma de decisiones y alimentando una espiral dañina. Ahí está una de las señalas de alarma más fáciles de reconocer. De hecho, desterrarla del entorno laboral impulsando la estructuración de las preferencias extra profesionales se está afianzando como una de las actuaciones más solicitadas a los departamentos de Recursos Humanos.

La matriz Eisenhower

Uno de los ejercicios más extendidos es el de la Caja de Eisenhower, que toma el nombre del 34º presidente de los Estados Unidos, y que sirve para la toma de decisiones simples. El método consiste en separar tanto las tareas personales -llamar a la familia, ir al gimnasio, organizar el cumpleaños…-, como las profesionales -responder al correo del/a jefe/a, completar el Excel, terminar el informe…- en cuatro apartados:

  • Urgente e importante (tareas que deben cumplirse de inmediato).
  • Importante, pero no urgente (tareas que pueden esperar).
  • Urgente, pero no importante (tareas que se pueden delegar o realizar junto con otra persona).
  • Ni urgente ni importante (tareas que, directamente, se pueden eliminar)

Según acuñó Dwight Eisenhower, pronto verás cómo “lo que es importante casi nunca es urgente y lo que es urgente casi nunca es importante”.

Fuentes: The Guardian, Forbes, Times, Ecofin