La llegada a la vida adulta trae consigo un descubrimiento fatal del que antes, cuando la vida parecía cargada de menos preocupaciones, no éramos tan conscientes: los días solo tienen 24 horas y la gestión del tiempo en el trabajo y la vida personal se complica. Apenas un par de docenas en las que ocuparse de la jornada laboral, la casa, la compra, la cocina, familia, pareja, amigos, deporte y ocio, si es que queda algún minuto libre para esto. ¡Y eso sin contar las 8 horas que deberíamos dormir!
¿Te has estresado un poco leyendo este primer párrafo? Es normal. Pero te animamos a seguir con el artículo. Te ayudará a encontrar las claves para una correcta gestión del tiempo.
En este artículo encontrarás:
- ¿Qué es la gestión del tiempo?
- ¿Cómo gestionar el tiempo en el trabajo?
- Conoce las ventajas de ser dueño de tu tiempo
¿Qué es la gestión del tiempo?
¿Tienes la sensación de que podrías ser más productivo contando con unas horas más de tiempo? Si tu respuesta es afirmativa, contesta a esta segunda pregunta: ¿cuántas horas sumarías simplemente con dejar de pensar tantas veces que necesitas más minutos?
La gestión del tiempo es la habilidad que adquiere una persona cuando es capaz de estructurar, preservar y ajustar el tiempo que tiene disponible, incluso cuando se enfrenta a imprevistos o a situaciones cambiantes.
¿Cómo gestionar el tiempo en el trabajo?
La gestión del tiempo en el trabajo es esencial no solo porque nos ayuda a ser más eficientes, sino porque nos evita problemas de salud, como el estrés o la ansiedad. Es esencial aprender a relacionarnos con el tiempo sin sentir que estamos continuamente en una carrera a contrarreloj. Los segundos, minutos y las horas pasan a misma velocidad para todos, sin embargo, no todos aprovechamos y gestionamos el tiempo de la misma forma.
“Es esencial aprender a relacionarnos con el tiempo sin sentir que estamos continuamente en una carrera a contrarreloj”
Por eso, hoy os traemos las 12 leyes del tiempo. Una docena de consejos que pueden enseñarnos cómo mantenernos sobre las manecillas del reloj sin sentir que no llegamos a todo y ofreciéndonos una mayor calidad de vida.
1. El cuento de los dos leñadores
¿Quién tala más árboles? ¿El leñador que no se detiene, o el que para cada cierto tiempo para afilar el hacha? No todo es esfuerzo y dedicación. Es necesario hacer una pausa y pensar para poder alcanzar los objetivos.
El trabajo inteligente supone invertir tiempo en valorar la situación con la que nos encontramos, plantear soluciones e incluso contemplar el descanso como un mecanismo que aumenta nuestra productividad y evita que terminemos quemados.
2. Ley de Parkinson, o alargar una tarea hasta el infinito
Esta ley establece que “todo trabajo se dilata indefinidamente hasta llegar a ocupar la totalidad del tiempo disponible para su realización.”
¿Qué quiere decir esto? Que, si no nos fijamos una fecha límite, podemos alargar una tarea hasta el infinito. En otras palabras: la procrastinación se apodera de nuestra productividad.
La clave está en establecer deadlines a las tareas y comprometerse al máximo para cumplir con los plazos establecidos.
3. Ley de Pareto, o poner foco en lo más “rentable”
“Aproximadamente el 80% de las consecuencias proviene del 20% de las causas” ¿A qué nos lleva esta afirmación? A que el 20 % del trabajo de una persona contribuye a generar el 80 % de sus resultados y viceversa. Es necesario conocer cuáles son las áreas de nuestro trabajo que mayor resultado ofrecen y enfocarnos en dar lo mejor de nosotros en ellas.
Todos estamos familiarizados con el famoso enunciado de “si algo puede salir mal, saldrá mal.” Pero podemos evitarlo tratando de tener siempre todos los cabos bien atados. Establece planes para hacer frente a los posibles imprevistos y aprende de las experiencias que hayas tenido en el pasado.
5. Ley de Carlson, o eludir las distracciones
Esta ley establece que “toda actividad interrumpida es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua.” Por eso, trata de reducir al máximo las interrupciones en tu jornada laboral.
Evita tener cerca cualquier cosa que pueda distraerte. Procura gestionar con antelación recados o llamadas antes de ponerte con tareas más densas o que requieran de un mayor nivel de concentración. Si trabajas desde casa, prepara tu espacio para poder centrarte en tus responsabilidades y estar lo más cómodo posible. Aquí podrás encontrar algunos consejos sobre el tema.
6. Principio de Hawthorne, o la presión del ojo que todo lo ve
“Si estamos siendo observados en nuestro trabajo, nos influye en los resultados que obtenemos”, dice este principio. ¿Te sientes como en Gran Hermano cuando estás en la oficina? ¿O crees que te puede la pereza cuando no hay nadie mirando? Tener ojos sobre nosotros cuando trabajamos puede ser positivo o negativo, todo dependerá de nuestra personalidad y de nuestra forma de trabajar.
Hay personas que cuando cuentan con una supervisión, apoyo o control de alguien son más productivas, y otras que disminuyen su productividad cuando saben que están siendo vigiladas. Puedes pararte a reflexionar un momento y pensar en qué funciona mejor para ti. ¿Prefieres supervisión y apoyo o trabajas mejor de manera independiente?
7. Ley de Eisenhower, o la fortuna de creer en lo que haces
Seguro que a ti también te pasa lo que establece esta ley: “Si tenemos una razón de peso para hacer algo, nos comprometemos más”. Y es que, cuando sabes para qué quieres hacer algo y conoces tu motivación, te vuelves casi imparable.
Una investigación de la Universidad de Warwick, junto con Opener Institute for People y Wall Street Journal, arrojó conclusiones claras respecto a esta relación entre motivación y desempeño. Se demostró que cuando un empleado está contento con su puesto de trabajo, es un 12 % más productivo y 31 % más efectivo.
Si lo que quieres conseguir te llena y te hace feliz, el número de excusas se reduce y tu compromiso con tu objetivo aumenta. ¿Conclusión? Piensa qué es aquello que te motiva y si tu trabajo te aporta a ti y genera de algún modo un impacto positivo en tu entorno.
8. Ley de Illich, o el don de saber cuándo tirar el boli
“Todos tenemos un umbral de eficiencia, a partir del cual cuánto más tiempo dediques a algo, más saturado estás y peor te sale la tarea que vas a ejecutar.” ¿Qué enseñanza sacamos de esta afirmación?
Pues que no somos máquinas y que, a medida que crece nuestro cansancio, mengua nuestra eficiencia. La gestión del tiempo en el trabajo también implica conocer cuántas horas eres productivo y no abusar de los tiempos, sino respetarlos.
En junio de 2021, Gallup hablaba del cansancio instalado en el 74 % de los trabajadores de todo el mundo a causa del trabajo en remoto. Para muchos, trabajar desde casa supone estar conectado todo el día, aunque sea porque comprueban cada media hora si les ha llegado un nuevo correo electrónico. Es necesario desconectar y descansar para poder rendir al día siguiente.
9. Ley de Fraisse, o saber potenciar la singularidad de cada uno
Según esta ley, “cada uno necesita unos tiempos para hacer determinadas tareas”. Algo totalmente cierto. Como bien decíamos en el punto anterior, no somos máquinas. Cada persona tiene sus puntos fuertes y sus puntos débiles, cosas que se le dan mejor o peor o que disfruta más.
Por lo tanto, en nuestra lista de tareas habrá algunas que haremos más rápido y otras más lento en función de nuestras capacidades y experiencias. Conoce el tiempo que necesitas para cada tarea y plantéate apoyarte en algún compañero al que se le dé mejor algo concreto para sacar un proyecto adelante si ves que vas apurado de tiempo.
10. Ley del Valor Económico del tiempo, o el clásico de “el tiempo es oro”
“Establecer el valor de cada hora de trabajo (coste hora), determina la pérdida generada por el tiempo improductivo”. Básicamente, lo que dice esta ley es que conviertas tus minutos en euros. Y conocer el coste que te supone a ti realizar una determinada tarea te va a indicar la rentabilidad de tu proyecto.
11. Principio de Perls, o la idea de vivir en el presente
Esta ley nos recuerda que “el 70 % de lo que nos preocupa ya ha ocurrido o nunca llegará a ocurrir.” ¿Qué quiere decir esto? Pues que perdemos mucho tiempo pensando en situaciones que no controlamos y que, o bien se encuentran en el pasado o bien en el futuro.
Trata de tomar consciencia de si es productivo o no ese pensamiento que te ronda la cabeza. ¿Tiene solución? Puede que no sea fácil, pero pon foco en ese tema y trata de tomar una decisión.
¿No tiene solución? Quizás es el momento de pasar página y centrar tu atención y energía en otros asuntos.
12. Ley de los ritmos biológicos, o el aforismo “conócete a ti mismo”
“Cada persona está sometida a múltiples ritmos biológicos que deben ser tenidos en cuenta en la programación de las actividades.” ¿Qué aprendemos de esta afirmación? Es importante conocer si somos más productivos por la mañana o por la tarde, si los lunes podemos ponernos con tareas más sesudas o es mejor dedicarnos a organizar otras cosas, por ejemplo. Entiende cuándo eres más productivo y sácale partido a cada momento.
Conoce las ventajas de ser dueño de tu tiempo
Cuando se hace de manera efectiva, la gestión del tiempo en el trabajo facilita que hagamos más cosas en menos tiempo. Incluso cuando tenemos que hacer frente a plazos estrictos, a imprevistos o a una larga lista de tareas por hacer. Los beneficios de convertirte en dueño de tu tiempo son múltiples y afectan a varios aspectos de nuestra vida, pero cuando hablamos de trabajo las principales son:
- El aumento del rendimiento y la eficiencia.
- Un mayor disfrute del trabajo y mejores resultados.
- Los plazos se cumplen y se deja de vivir esclavizado por las manecillas del reloj.
- Permite una mayor conciliación de la vida personal y laboral
- Conseguimos tener tiempo para formación y convertirnos en mejores profesionales.
El momento para empezar a aplicar estos consejos de gestión del tiempo en el trabajo es ahora. Comienza poniéndote pequeñas metas y aplicando las leyes que te parezcan más sencillas o que creas que pueden venirte mejor. Antes de que te des cuenta, nunca volverás a decir eso de “no tengo suficiente tiempo” y podrás aumentar la productividad.
Fuentes:
https://journals.aom.org/doi/abs/10.5465/amp.2016.0166
https://people.acciona.com/es/cultura-organizacional/la-cultura-organizacional-y-sus-tipologias/